Uno de los objetivos que buscan las empresas es que sus trabajadores sean productivos. Para sacar adelante el trabajo no hay que pasar horas y horas delante de un ordenador o de un montón de papeles, se trata de trabajar el tiempo necesario sacando el máximo provecho a cada minuto. Ser productivo equivale a reducir los recursos de las empresas para invertirlos de una manera inteligente. Por ejemplo, al tener más tiempo se puede usar en formación, acudir a eventos, o emplearlo en otras tareas de la empresa. De hecho, en los últimos tiempos se han estudiado muchas formas de aumentar la productividad de los empleados por los beneficios que aporta a la empresa. Entre ellos destacan el Getting Things Done o método Pomodoro, con el que se consigue hacer tareas en el menor tiempo posible usando intervalos de 25 minutos de trabajo a un gran nivel de concentración y 5 de descanso. No sólo se trata de aplicar las metodologías adecuadas sino que hay una serie de factores que influyen mucho en la forma en la que se trabaja, los cuáles los vamos a hablar en las siguientes líneas.
Razones por las que el orden afecta a la productividad en el trabajo
Muchas veces se pasa por alto como se encuentra la oficina. ¿Es un espacio amplio y luminoso? ¿Está bien ordenada y limpia? ¿Tiene mobiliario ergonómico que facilite el trabajo a los empleados? Todos estos aspectos afectan al rendimiento en el trabajo. Aquellos lugares que son pequeños, apenas hay espacio para poner archivadores nuevos, dan sensación de agobio, no entra luz natural... todo esto no favorece la concentración. Por ello, mantenerla limpia y ordenada es la base para que las personas puedan desarrollar su trabajo cómodamente y sin ningún tipo de distracciones. No sólo se trata ordenar el espacio y que al cabo de un tiempo todo vuelva a estar desordenado, consiste en ordenarlo inteligentemente de tal forma que se mantengan así con el paso del tiempo. El mobiliario y los espacios juegan un papel muy importante, saber distribuir los objetos y resto de material hará que ganemos mucho sitio y tengamos todo más despejado. Tienen que ser muebles de calidad, resistentes, para evitar que se estropeen y se tenga que mover todo al poco tiempo. Además tienen que ser funcionales pero sobre todo prácticos. Para una oficina son muy útiles las estanterías cromadas o tubulares por ejemplo, dependiendo del espacio disponible. La ventaja de colocar este tipo de mobiliario en la compañía es que permiten almacenar una gran cantidad de archivadores y otra clase de objetos.
Otros elementos que influyen en la productividad en el trabajo
El orden en el trabajo es primordial, aunque hay otros factores que tambián influyen directamente. Uno de esos aspectos son las jornadas laborales eternas, porque el hecho de que una persona trabaje más no significa que vaya a ser más rentable para la empresa. Es normal que cuantas más horas se trabaje el rendimiento se vaya mermando, al igual que las esfuerzas y la concentración. Nuestras capacidades tampoco son las mismas, la mente necesita un descanso también. La clave es trabajar el tiempo justo a un gran rendimiento, seguro que los resultados serán totalmente distintos. En el caso de que tengas que pasar horas y horas en tu oficina es recomendable descansar, levantarse y andar un rato, hidratarse bien, desconectar durante unos pocos minutos. Un error muy común es hacer actividades multitareas, para incrementar el rendimiento hay que concentrarse en un sólo proyecto y no parar hasta que se termine. De esta manera la mente se centra en una sola tarea, evitando cambiar de una cosa a otra sin apenas centrarse. Esto es lo ideal, aunque en el día a día es muy difícil conseguir tal fin. Tambián hay que saber priorizar, se puede usar técnicas de productividad como la matriz de Eisenhower, tambián conocida como "Matriz de Gestión del Tiempo". Esta herramienta divide todas las tareas en 4 cuadrantes y las organiza de la siguiente manera:
- Urgente e importantes
- Importantes pero no urgentes
- Urgentes pero no importantes
- No urgentes ni importantes.
Otro de los elementos a tener en cuenta es la carga excesiva de trabajo ya que incide de forma negativa en la productividad. Tener excesivo trabajo produce ansiedad, estrés e incluso llega a imposibilitar un descanso reparador. Por lo que todos estos factores impiden trabajar de forma consciente, centrada y sin agobios.
